Checkliste für die DJ-Buchung: So klappt’s ohne böse Überraschungen

1. Frühzeitig buchen

Besonders bei Hochzeiten, Firmenfeiern und anderen großen Events ist ein professioneller DJ unverzichtbar - doch die sind oftmals lange im Voraus ausgebucht. Deshalb unsere Empfehlung: Bucht euren DJ mindestens neun Monate im Voraus, um euch euren Wunschtermin zu sichern. Noch besser wäre die Buchung bereits ein Jahr vor dem Event. Falls ihr die Veranstaltung eher kurzfristig organisiert und nicht so viel Vorlaufzeit habt, solltet ihr euch dennoch spätestens 6 Monate vor dem Termin um den DJ kümmern, sonst wird es schwierig bzw. müsstet ihr dann Abstriche bei der Auswahl machen, womit wir zum nächsten Punkt kommen.

2. Den richtigen DJ auswählen

Nicht jeder DJ passt zu jedem Event. Achtet auf:

• Erfahrung: Hat der DJ Erfahrung mit eurer Art von Veranstaltung?
• Musikstil: Deckt der DJ eure musikalischen Vorlieben ab?
• Bewertungen & Referenzen: Gibt es gute Kundenmeinungen oder Empfehlungen?

Bei der Planung solltet ihr natürlich nicht nur euren persönlichen Musikgeschmack, sondern auch den des Publikums berücksichtigen. Gerade bei Hochzeitsfeiern ist die Altersspanne der Gäste meistens sehr groß und es sollen ja alle ihren Spaß haben! Hier eignet sich ein DJ mit einem großen Repertoire besser als ein auf ein bestimmtes Genre spezialisierter Discjockey.

3. Musikwünsche und No-Gos festlegen

Ihr habt eine Abneigung gegen eine bestimmte Musikrichtung oder ein bestimmter Song weckt bei euch schlechte Erinnerungen? Oder gibt es einen ganz bestimmten Titel, der unbedingt gespielt werden sollte? Besprecht vorab eure No-Gos und Must-Play-Songs mit eurem DJ. Wichtige Fragen:

• - Gibt es einen speziellen Song, z.B. für den Eröffnungstanz oder besondere Momente?
• - Können Gäste eigene Musikwünsche äußern?
• - Wie flexibel ist der DJ bei spontanen Änderungen?

Ein guter DJ kann das Publikum ganz genau lesen und weiß, wann er welche Songs spielen muss, um die Stimmung anzuheizen oder wann es an der Zeit ist, einen ruhigeren Titel aufzulegen. Trotzdem hilft es, eure wichtigsten Wünsche vorher zu besprechen und festzulegen, damit der DJ eine Playlist nach euren Vorstellungen erstellen kann und es nicht zu bösen Überraschungen kommt.

4. Technik & Ausstattung klären

Nicht jeder DJ bringt sein eigenes Equipment mit. Klärt im Vorfeld:

• - Hat der DJ eigene Lautsprecher, Mikrofone und Lichttechnik?
• - Braucht es eine bestimmte Stromversorgung oder Stellfläche?
• - Wird zusätzliche Technik benötigt (z. B. für eine freie Trauung oder Reden)?

Ein professioneller DJ bringt in der Regel alles mit, was für eine reibungslose Performance nötig ist und informiert euch vorab, was er für Voraussetzungen benötigt, um seine Ausstattung zu installieren. Solltet ihr in einer Location feiern, in der die nötige Technik bereits vorhanden ist und genutzt werden kann, ist das selbstverständlich auch kein Problem und der DJ bringt nur das Equipment mit, was er benötigt.

5. Vertrag und Kosten checken

Damit es keine Missverständnisse gibt, sollte alles schriftlich festgehalten werden. Bei einer seriösen DJ-Agentur erhaltet ihr immer einen Vertrag, in dem alles dokumentiert wird, damit ihr auf der sicheren Seite seid. Achtet auf:

• - Preis und Zahlungsmodalitäten: Gibt es eine Anzahlung? Wann ist die Restzahlung fällig?
• - Dauer des Auftritts: Wann beginnt und endet der Auftritt des DJ?
• - Verlängerung des Auftritts: Ist dies möglich und wie hoch sind die Kosten?
• - Vertragliche Absicherung: Was passiert bei einer Absage oder technischen Problemen?

In einem Vertrag einer DJ-Agentur sind diese Punkte klar formuliert und ihr wisst, woran ihr seid und welche Kosten auf euch zukommen.

6. Ersatz-DJ im Notfall

Was passiert, wenn der DJ kurz vor eurer Feier krank wird oder aus anderen Gründen ausfällt? Ein absolutes Horror-Szenario, das aber gar nicht mal so selten vorkommt! Wer bei einer DJ-Agentur bucht, hat den Vorteil, dass im Notfall schnell Ersatz organisiert wird - eine wichtige Absicherung für eure Feier!

Klärt im Vorfeld ab, ob euer DJ oder eure Agentur einen solchen Service anbietet, damit eure Party am Ende nicht ins Wasser fällt, sollte der Fall der Fälle tatsächlich eintreten.

7. Zeitplan und Ablauf besprechen

Ein DJ muss den Ablauf eurer Feier kennen, um sich perfekt darauf einzustellen. Besprecht deshalb gemeinsam:

• - Wann beginnt die Musik?
• - Wann sind geplante Programmpunkte (Reden, Spiele etc.)?
• - Welche Stimmung soll wann erzeugt werden (z. B. sanfte Hintergrundmusik beim Essen, Partyhits am Abend)?

Gerade auf Hochzeitsfeiern oder bei Firmenevents ist oftmals ein bestimmter Ablauf mit einem bunten Programm vorgesehen. Dies solltet ihr vorab mit eurem DJ im Detail besprechen, damit er es berücksichtigen und einplanen und alles optimal auf eure Veranstaltung abstimmen kann. Ein erfahrener DJ hilft euch dabei, den perfekten musikalischen Rahmen zu setzen, damit ihr euer Event entspannt genießen könnt und eure Feier eine runde Sache wird.